Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

TopConstruct B.V., Marifoon 17, 1319 DK Almere, KvK 97837717, vestigingsnummer 000063035146, btw-identificatienummer NL868253455B01, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring staan beschreven.

U kunt ons voor vragen en verzoeken over uw gegevens bereiken via info@topconstruct.nl. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; uw verzoek wordt door onze eigen medewerkers behandeld.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken de gegevens die u zelf invult of uploadt, en de gegevens die nodig zijn om uw account en dossier te laten werken.

• Opdrachtgevers: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, postcode en plaats van het project, projecttype, omschrijving van de werkzaamheden, gewenste planning, budgetindicatie en eventueel geüploade foto's of tekeningen.
• Opdrachtgevers met account: e-mailadres, inloggegevens (versleuteld wachtwoord), inlogmomenten, berichten in het dossier, afspraken, offertegegevens, documenten en ondertekengegevens (naam, datum en tijdstip van ondertekening, IP-adres bij ondertekening).
• Bouwbedrijven: bedrijfsnaam, juridische naam, KvK-nummer, btw-nummer, adres, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, werkgebied, specialismen, verzekeringsgegevens, accountgegevens en gegevens over toegewezen aanvragen, facturen en betalingen.
• Websitebezoekers: technische gegevens die nodig zijn om de website te leveren en beveiligen, zoals IP-adres, browsertype en opgevraagde pagina's in serverlogboeken.
• Correspondentie: de inhoud van e-mails en berichten die u met ons uitwisselt.

3. Doelen en grondslagen

• Beoordelen van uw aanvraag en het introduceren van maximaal drie passende bouwbedrijven, grondslag: uitvoering van de overeenkomst met u en precontractuele stappen op uw verzoek.
• Contact met u opnemen over uw aanvraag, dossier of aanmelding, grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Beheren van uw account, uw dossier, berichten, documenten en ondertekening, grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Doorgeven van uw aanvraag aan de geselecteerde bouwbedrijven, grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, waar wij daar vooraf expliciet om vragen, uw toestemming.
• Beoordelen en administreren van vakbedrijven, waaronder controle van KvK- en verzekeringsgegevens, grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbaar netwerk.
• Facturatie van de succesvergoeding aan het bouwbedrijf en onze administratie, grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht).
• Beveiliging, foutopsporing en het voorkomen van misbruik van het platform, grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.
• Hulp bij het omschrijven van uw project met een AI-assistent, als u die functie zelf gebruikt, grondslag: uitvoering van de overeenkomst op uw verzoek.
• Behandelen van klachten en het onderbouwen of verdedigen van een rechtspositie, grondslag: gerechtvaardigd belang en wettelijke plicht.

4. Wanneer de bouwbedrijven uw gegevens zien

Uw aanvraag is eerst alleen zichtbaar voor onze eigen medewerkers. Pas wanneer wij uw aanvraag aan een geselecteerd bouwbedrijf voorstellen, worden uw project- en contactgegevens en de door u geüploade bestanden voor dat bedrijf zichtbaar in de beveiligde partneromgeving. Dat gebeurt bij maximaal drie bouwbedrijven; zodra u er één kiest, sluiten wij de andere voorstellen.

Wij verspreiden uw aanvraag niet onder groepen bedrijven en publiceren uw gegevens niet op de website.

5. Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Uw aanvraaggegevens gebruiken wij niet om u te profileren voor advertenties. Wij schakelen alleen de volgende soorten partijen in:

• de door ons geselecteerde bouwbedrijven (maximaal drie), elk als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen offerte en uitvoering;
• onze hosting-, database- en opslagleverancier, waarop de website, uw dossier en de uploads worden uitgevoerd en bewaard;
• onze e-mailverzenddienst voor bevestigingen, statusberichten en documenten;
• de AI-leverancier die de omschrijvingshulp levert, uitsluitend wanneer u die functie gebruikt;
• onze boekhoud- en factuuroplossing voor onze eigen administratie;
• adviseurs of instanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of dat nodig is voor een rechtsvordering;
• uitsluitend na uw toestemming: leveranciers van website-statistieken en van advertentiemeting, om te kunnen zien welke pagina's en advertenties tot een aanvraag leiden. Geeft u geen toestemming, dan worden deze partijen niet ingeschakeld en worden er geen gegevens met hen gedeeld.

5a. Meten en advertentiemeting op basis van toestemming

Standaard staan analytische en marketingcookies uit. Vraagt u een verbouwing aan of bekijkt u onze website, dan is dat mogelijk zonder dat er wordt gemeten; noodzakelijke functionaliteit is nooit afhankelijk van uw toestemming.

Geeft u toestemming voor analytics, dan meten wij op geaggregeerd niveau hoe de website wordt gebruikt. Geeft u toestemming voor marketing, dan meten wij welke advertentie tot een aanvraag heeft geleid en kan er, om dubbele metingen te voorkomen, een technisch gebeurtenis-kenmerk worden gedeeld met het betreffende advertentieplatform. Deze meting kan ook vanaf onze eigen server plaatsvinden; dat gebeurt uitsluitend wanneer bij uw aanvraag is vastgelegd dat u toestemming voor marketing heeft gegeven. Wij versturen in deze metingen geen naam, adres of vrije tekst uit uw aanvraag; waar een platform een identificatie vereist, wordt een e-mailadres of telefoonnummer uitsluitend versleuteld (gehasht) verzonden.

U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via 'Cookievoorkeuren' onderaan iedere pagina of via onze cookieverklaring. Meer over de gebruikte opslag leest u in de cookieverklaring.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Verwijdering gebeurt op basis van beoordeling door onze medewerkers en op uw verzoek; er is geen automatische verwijdering na een vaste periode.

• Aanvragen die niet tot een introductie leiden: wij bewaren deze zolang nodig is voor opvolging en verantwoording en verwijderen ze daarna, in beginsel binnen twee jaar na de laatste activiteit.
• Dossiers die tot een opdracht leiden, inclusief berichten en documenten: zolang nodig voor garantie- en klachtafhandeling en het onderbouwen van een rechtspositie.
• Facturen en administratie: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Accountgegevens: zolang uw account bestaat; na verwijdering van het account bewaren wij alleen wat wettelijk of voor lopende dossiers nodig is.
• Uploads in de beveiligde opslag: samen met het bijbehorende dossier; losse uploads van niet-afgeronde aanvragen verwijderen wij periodiek.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), een privéopslagbucket voor uploads zonder publieke leesbaarheid, toegangsbeperking op rijniveau in de database zodat u alleen uw eigen dossier ziet, rolgebaseerde toegang voor medewerkers en partners, en logboeken van handelingen op documenten.

Documenten kunnen alleen door de bevoegde partij worden ondertekend via een persoonlijke, aflopende ondertekenlink.

8. Datalekken

Wij houden een register van beveiligingsincidenten bij. Bij een datalek met risico voor uw rechten en vrijheden melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u wanneer de wet dat vereist.

9. Doorgifte buiten de EER

Wij richten onze dienst zo in dat gegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, doen wij dat uitsluitend op basis van een geldig doorgiftemechanisme, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen.

10. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en gegevensoverdraagbaarheid. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en een gegeven toestemming op ieder moment intrekken; dat raakt de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking niet. Dien uw verzoek in via info@topconstruct.nl. Wij kunnen om aanvullende gegevens vragen om uw identiteit vast te stellen en reageren binnen één maand.

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. De selectie van de bouwbedrijven gebeurt door onze medewerkers. De AI-omschrijvingshulp stelt alleen tekstsuggesties voor die u zelf kunt aanpassen.

12. Minderjarigen

Onze dienst is niet gericht op personen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Denkt u dat wij zonder de vereiste toestemming gegevens van een minderjarige hebben, neem dan contact met ons op; wij verwijderen die gegevens dan.

13. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina met versienummer en datum.